7 Tipps gegen den Information overkill
Written on Januar 9, 2009 by mcarla
Wie werde ich Herr über den Information overkill?
Kennen Sie das? Sie waren einige Tage krank, im Urlaub oder geschäfftlich unterwegs und hatten keine Zeit oder Gelegenheit ihre Mails, Feeds etc. abzurufen oder zu beantworten. Nun öffnen Sie Ihr eMail-Programm oder Ihren Feed Reader und sehen jede Menge unbeantwortete Einträge. Ihr erster Gedanke: Wie soll ich die alle lesen und beantworten? Ihr zweiter: Wie war das noch mit schneller lesen in kürzerer Zeit? Sie beginnnen mit einem Stossseufzer die Mails zu lesen und zu beantworten, aber, und wen wundert’s, am Ende des Tages sind immer noch nicht alle gelesen und beantwortet. Leider kommen auch immer wieder neue Mails und Anfragen auf sie zu.
Was also tun?
Ihre Kapazitäten sind endlich! Zunächst einmal sollten Sie sich klar machen, das Sie nur begrenzte Kapazitäten zur Verfügung haben, um Informationen aufzunehmen und zu verarbeiten.
Planung und Prioritäten
Also ist es sinnvoll die Aufnahme und Verarbeitung zu planen und zu priorisieren.
Feste Zeiten
Setzten Sie sich feste Zeiten, zu denen Sie Ihre Mails und Readerartikel lesen. Denken Sie dran, niemand erwartet von Ihnen sofort auf Mails zu antworten. Sorgen Sie dafür, dass Sie während dieser Zeiten ungestört sind, also Telefon leise schalten, Email oder sonstige Benachrichtigungen minimieren.
Sie haben Angst etwas zu verpassen? Dann dann habe ich hier einen Tipp für Sie.
Die Vorteile der Löschen-Taste nutzen
Seien Sie großzügig im Umgang mit der Löschen-Taste. Sollte die Mail wichtig gewesen sein, wird sich der Absender wieder bei Ihnen melden.
Vorsorge ist besser
Sorgen Sie schon im Vorfeld dafür, dass Ihre Kunden, Partner, etc, wissen, dass Sie nur zu bestimmten Zeiten ihre Mails lesen und warum Sie das tun. Nämlich um effektiver für Sie da zu sein. Eine andere Möglichkeit wäre den Topkunden-, Partnern eine spezielle Email-Adresse zu nennen. Weisen Sie die Partner/Kunden
aber trotzdem darauf hin, dass es auch hier ein bis zwei Tage dauern kann bis sie sich melden. Natürlich gilt das nicht für absolute Notfälle - hier müßten dann aber auch spezielle Konditionen vereinbart werden.
Weniger ist mehr
Legen Sie vor Bearbeitung der Aufgaben fest wie viel Zeit sie für diese maximal benötigen und halten Sie sich auch daran. Diese Zeit sollte nicht mehr als 20% ihrer täglichen Arbeitszeit einnehmen.
Auch mal Nein! sagen
Wichtig ist es auch immer wieder mal Nein! zu sagen. Denn wie sonst wollen Sie Ihre Ziele und Prioritäten erreichen?
Fangen Sie klein an
Natürlich könnten Sie jetzt losrennen und alles ändern, was Sie bisher gemacht haben. Aber ist das sinnvoll oder effektiv? Suchen Sie sich einen meiner Vorschläge:
- Planung und Prioritäten
- Feste Zeiten
- Vorteile der Löschen-Taste nutzen
- Vorsorge ist besser
- Weniger ist mehr
- Auch mal Nein! sagen
heraus. Nehmen Sie sich Zeit, diesen fest in ihren täglichen Arbeitsrythmus zu integrieren, beginnen Sie mit zehn Minuten täglich und steigern Sie sich dann bis zu dem Punkt, an dem Sie die Zeiten für diese Tätigkeit erreicht haben, die Sie vorher festgelegt hatten. Nehmen Sie sich dann den nächsten Punkt vor und verfahren Sie genau so.
So können Sie Herr über den Information overkill werden.
